Dans le monde de l’entreprise, les documents sont d’une importance capitale, car ils peuvent vous permettre de gagner une bataille juridique dans 10 ans ou mieux traiter le dossier d’un client important, en utilisant son historique d’il y a 20 ans.

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Malheureusement, dans nombreuses entreprises, les documents sont mal stockés et leur consultation peut parfois être difficile, à cause du peu d’investissement qu’ils font dans le tri et le stockage sécurisé.

Un mauvais stockage de documents peut engendrer une perte de documents (vol ou incendie par exemple), qui peut avoir des conséquences néfastes l’entreprise. En plus, lorsque les documents ne sont pas numérisés, l’accès à ces derniers peut être difficile (cela peut prendre des heures à un employé pour pouvoir trouver les 20 documents qu’il cherche, dans les longs tiroirs des documents non classés).

Heureusement, il existe des entreprises qui s’occupent du stockage de vos documents (stockage de documents et services d’Escrow pour codes sources) et agissent comme une banque qui assurerait la sécurité et l’accessibilité de vos documents. Il est même possible de souscrire un contrat de gestion d’entiercement de codes sources, comme c’est le cas avec le service d’escrow avec Iron Mountain par exemple. Ils collectent les documents, les scannent (pour les rendre accessibles à vos employés où qu’ils soient dans le monde, grâce à Internet) et les stockent d’une manière sécurisée. Ils peuvent aussi détruire les documents que vous choisissez ou les indexer dans l’ordre que vous souhaitez, à l’abri de l’usure, grâce à des environnements climatisés et protégés de l’eau et du feu (pour vous permettre de les conserver pendant plusieurs décennies).

Le choix s’offre donc à vous. Si vous êtes prêt à investir du temps pour numériser et indexer vos documents, vous obtiendrez plus de sécurité et plus de temps gagné lors des consultations de documents (grâce, bien sûr, à un bon outil informatique de gestion de document).

Dans le cas où vous souhaitez faire gagner du temps à votre entreprise et déléguer cette tâche, il est possible de faire appel à une entreprise de stockage qui permettra à vos documents d’être rapidement triés, numérisés et sécurisés dans une banque de documents accessible à vos employés où qu’ils soient dans le monde.